Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na czerwiec 2023 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

Wzorem minionych miesięcy, przygotowaliśmy dla Was terminarz, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych. Przekonajcie się, o czym nie wolno zapomnieć w czerwcu 2023 r.

Pod terminarzem znajdziecie zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2023.

Sprawdźcie także sekcje: Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo oraz Co nas czeka w najbliższym czasie

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na czerwiec 2023 r.

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w czerwcu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

• pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

• sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

• dokonać weryfikacji:
  • ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
  • limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
    • okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
    • zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
    • łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
    • zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
    • przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Dwie umowy zlecenia o podobnym zakresie z tym samym pracodawcą – interpretacja ZUS z 26-4-2023 r. – DI/200000/43/355/2023:

„(…) Artykuł 9 ust. 2 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy stanowi, że osoba spełniająca warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu wykonywania pracy na podstawie kilku umów zleceń albo innych umów o świadczenie usług jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Może ona jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęta ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi także z pozostałych, wszystkich lub wybranych, tytułów lub zmienić tytuł ubezpieczeń z zastrzeżeniem art. 9 ust. 2c i 7.

W myśl natomiast art. 9 ust. 2c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zleceniobiorca i osoba współpracująca przy wykonywaniu umowy, dla których podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, spełniający warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów podlega obowiązkowo tym ubezpieczeniom jako zleceniobiorca (albo odpowiednio jako osoba współpracująca) oraz z innych tytułów. Zasady tej nie stosuje się, jeżeli łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub współpracy przy jej wykonywaniu lub innych tytułów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia. Przy ustalaniu łącznej podstawy wymiaru składek dla celów określenia obowiązku ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy zlecenia w sytuacji zbiegu kilku umów zlecenia, należy uwzględnić wysokość przychodu osiągniętego przez zleceniobiorcę w danym miesiącu.

(…) przepisy art. 9 ust. 2 i art. 9 ust. 2c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych będą miały zastosowanie pod warunkiem, że zawarte umowy zlecenia swoim zakresem przedmiotowym będą obejmowały różne obowiązki i czynności. Zatem, w sytuacji, gdy z tym samym pracodawcą zostaną zawarte dwie umowy zlecenia o podobnym zakresie przedmiotowym nie zachodzi zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych, w tym przypadku nie znajdzie zastosowania art. 9 ust. 2 i art. 9 ust. 2c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W takiej sytuacji powstanie obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym z obu zawartych umów zlecenia, podstawę wymiaru składek należy ustalić zgodnie z art. 13 ust. 1, 3 i 7 ww. ustawy, uwzględniając przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskany przez zleceniobiorcę z tytułu wynagrodzenia z obydwu umów zlecenia.”.

Ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną a podatek – interpretacja KIS z 12-5-2023 r. – 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN:

” (…) Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.”.

Wyjaśnienia ZUS dotyczące kwestii uzupełniania podstawy świadczeń chorobowych w przypadku skorzystania przez pracownika z nowych dni wolnych od pracy

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu, o którym mowa w art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. W przypadku pracownika, który korzystał z urlopu opiekuńczego (nieobecność usprawiedliwiona) na podstawie art. 173¹ K.p., podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić będzie wynagrodzenie po uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 38 ust. 2 i 3 w związku z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. A zatem urlop opiekuńczy powinien być traktowany jako nieobecność usprawiedliwiona, a jego wystąpienie zasadniczo wymaga uzupełnienia wynagrodzenia do pełnego miesiąca.

W przypadku pracownika, który korzystał ze zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej na podstawie art. 148¹ K.p., podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić powinno zaś wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej*.

* Uwaga od redakcji: Część ekspertów jest zdania, że w przypadku skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej w dniach (1 lub 2 dni) do podstawy świadczenia chorobowego powinno wejść wynagrodzenie po odpowiednim uzupełnieniu. Redakcja SerwisKadrowego.pl podziela pogląd prezentowany przez ZUS, że korzystanie ze zwolnienia od pracy na okoliczność działania siły wyższej nie wymusza uzupełniania wynagrodzenia uwzględnianego przy kalkulowaniu należności chorobowych, gdyż chodzi tu o okres płatny, który powinniśmy traktować na równi z okresem przepracowanym. 

Źródło: Materiały do webinarium na temat zmian w zasiłkach w związku z nowelizacją Kodeksu pracy

Odpowiedź resortu pracy z 17 maja 2023 r. na interpelację w sprawie gwarancji jawności poziomu wynagrodzenia:

” (…) Kodeks pracy w art. 18^3c gwarantuje pracownikom także prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.

Pojęcie „prac o jednakowej wartości” jest zdefiniowane w Kodeksie pracy. Pracami o jednakowej wartości są prace, których wykonywanie wymaga od pracowników porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku.

Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

(…) W 2017 r. w resorcie zostało opracowane narzędzie, aby ułatwić zainteresowanym pracodawcom zweryfikowanie, czy za taką samą pracę wynagradzają w równy sposób. Darmowa aplikacja „Równość płac” pozwala w łatwy sposób oszacować różnice w wynagrodzeniach pracowników, z uwzględnieniem ich płci, wieku, wykształcenia oraz innych wybranych cech (czyli tzw. skorygowaną lukę płacową). Korzystanie z tej aplikacji nie tworzy dodatkowych obciążeń administracyjnych lub finansowych dla przedsiębiorcy. Aplikacja dostępna jest bezpłatnie na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, https://www.gov.pl/web/rodzina/aplikacja-do-mierzenia-nierownosci-placowych .

Obecnie, trwają analizy obowiązującego prawodawstwa przygotowujące do wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 10 maja br. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

(…) Polska od początku popierała założenia projektu dyrektywy. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej jako resort wiodący w zakresie negocjacji dawał temu wyraz w przygotowywanych w konsultacji z innymi podmiotami instrukcjach na kolejnych etapach negocjacji oraz w głosowaniach.

Należy wyrazić aprobatę dla wszelkich działań, które mają na celu ograniczenie bądź wyeliminowanie zjawiska luki płacowej, a tym samym dyskryminacji kobiet lub mężczyzn w zakresie wynagrodzeń za pracę – w celu urzeczywistnienia konstytucyjnej zasady równości kobiet i mężczyzn, również w zakresie wynagradzania. Pozytywnie należy ocenić dążenie do zwiększenia przejrzystości wynagrodzeń, co ma na celu skuteczniejsze stosowanie przepisów dotyczących równości wynagrodzeń. Większa przejrzystość wynagrodzeń ułatwi wykrywanie przypadków ewentualnej dyskryminacji płacowej ze względu na płeć, których nie można obiektywnie uzasadnić różnicami w zakresie kompetencji zawodowych, wykształcenia, czy też rodzaju i wartości wykonywanej pracy. Promowanie przejrzystości może wpływać na zwiększanie świadomości społecznej i inspirowanie debaty dotyczącej problemu strukturalnych różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć.

Po wejściu w życie ww. dyrektywy Ministerstwo podejmie prace legislacyjne konieczne do jej wdrożenia w zakresie niezbędnych zmian.”.

Co nas czeka w najbliższym czasie

Zmiany w przepisach ubezpieczeniowych

Modyfikacje wprowadzone m.in. ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641) zrodziły potrzebę nowelizacji:

• rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (link do projektu);
• rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych (link do projektu).

Po wejściu w życie wspomnianych nowelizacji (które obecnie są procedowane), przykładowo w zaświadczeniach płatników niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem jak i temu, który takiego statusu nie posiada, wymagana będzie informacja, czy ubezpieczony w okresie niezdolności do pracy korzysta m.in. z urlopu opiekuńczego (a jeśli tak to w jakim okresie). Inne zaproponowane zmiany wynikają z konieczności dostosowania dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków do modyfikacji wprowadzonych na przestrzeni ostatnich lat mocą np. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw i ustawy z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. W tym zakresie modyfikacje dotyczą m.in. dokumentów potwierdzających wygaśnięcie stosunku pracy z powodu śmierci pracodawcy, a także dokumentowania prawa do zasiłku opiekuńczego w przypadku konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym dzieckiem legitymującym się m.in. orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Co się tyczy modyfikacji w rozporządzeniu określającym wzory zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, to podkreślić należy, że:

– są one podyktowane zmianami:

• w ustawie zdrowotnej, które wprowadziła ustawa z 16 listopada 2022 r. o zmianie ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty oraz niektórych innych ustaw, w zakresie braku obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne od wybranych grup ubezpieczonych oraz
• przewidzianymi ustawą z 9 marca 2023 r., które dotyczą wprowadzenia urlopu opiekuńczego oraz zwiększenia wymiaru urlopu rodzicielskiego oraz zasad jego udzielania;

– sprowadzają się do:

• dodania do kodów przerwy w opłacaniu składek nowego kodu „131 – urlop opiekuńczy w rozumieniu art. 173¹ k.p.”;
• dodania nowych kodów w dziale „Rodzaj świadczenia i przerwy”:
  • • 337 – dotyczy zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego w celu opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie z ustawy „Za życiem”,
    • 338 – dotyczy zasiłku macierzyńskiego za okres 9-tygodniowej nieprzenoszalnej części urlopu rodzicielskiego,
    • 339 – dotyczy wyrównania zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego w celu opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie z ustawy „Za życiem”,
    • 340 – dotyczy wyrównania zasiłku macierzyńskiego za okres 9-tygodniowej nieprzenoszalnej części urlopu rodzicielskiego,
• dodania nowych kodów tytułu ubezpieczenia oraz zmiany w opisie niektórych kodów.

Odwołanie na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego

Resort zdrowia przygotował projekt rozporządzenia w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, który ma na celu odwołanie z dniem 1 lipca 2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego wprowadzonego z dniem 16 maja 2022 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 12 maja 2022 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. poz. 1028). Podjęcie decyzji o odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego uzasadnia wniosek Głównego Inspektora Sanitarnego złożony do Ministra Zdrowia w dniu 20 kwietnia 2023 r., w którym Głównym Inspektor Sanitarny wnioskuje o odwołanie tego stanu, z uwagi na obecną sytuację epidemiologiczną, w szczególności biorąc pod uwagę spadek liczby diagnozowanych zakażeń SARS-CoV-2, a także spadek liczby zgonów i hospitalizacji obserwowany w ostatnim czasie.

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego spowoduje zniesienie szczególnych rozwiązań związanych z tym stanem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, co będzie miało również pozytywny wpływ na sektor gospodarki, w tym działalność mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw.

Szczegółowy opis skutków uchylenia stanu zagrożenia epidemicznego zawarto w nowym rozdziale publikacji Mistrz Kadr i Płac, dostępnej m.in. na platformie Premium.SerwisKadrowego.pl 

.

Wskaźniki / parametry kadrowo-płacowe na 2023 r. (kalkulator)